Vijf keer Registo Comercial

ADRES WIJZIGEN IN PORTUGAL

Vijf keer Registo Comercial is een verhaal over het complexe Portugese administratieve systeem en de stroperige ambtenaren in Olhão, zelfs als het gaat over simpele wijzigingen. Administratie is saai (vind ik)….maar in Portugal maken ze het spannend!

De Registo Commercial is eigenlijk een soort Kamer van Koophandel of handelskamer. Ons bedrijf staat daar geregistreerd, de statuten en reglementen (Hallo Anton Geesink) zijn er opgeslagen, het verslag van de jaarvergadering wordt er gedeponeerd en veranderingen in het bedrijf worden daar vastgelegd. Saai dus eigenlijk. Als je in Nederland iets wilt wijzigen in je bedrijf, doe je dat online bij de KvK. Dat kost volgens mij niets. Jaarlijks betaal je een vast bedrag aan kosten.

Wanneer je met die verwachting het administratief systeem in Portugal probeert te benaderen, kom je van de koude kermis thuis. De afgelopen maanden zijn we echt van het kastje naar de muur gestuurd. In Portugal maakt de overheid daar een ware klucht van. Ons eerste licht steken we op bij de Registo in Faro. Daar lopen we toevallig langs. We worden uiterst vriendelijk te woord gestaan en geadviseerd, maar achteraf heeft dat weinig geholpen.

Verantwoordelijkheid

Veel Portugezen in overheidsdienst zijn nog steeds bang om verantwoordelijkheid te nemen. Dat uit zich in ellenlange processen en mierenneuken om elke komma. Want stel je voor dat achteraf iets aan te merken is op jouw werk. Dan moet je je toch ergens achter kunnen verschuilen. Je zou dus denken, dat er duidelijke richtlijnen en voorbeelden zijn van de administratieve processen die hier in het land moeten worden gevolgd. Maar niets is minder waar. Informatie is mondjesmaat te vinden, veel dingen zijn heel onduidelijk of zelfs tegenstrijdig. Het gevolg is dat je voor elke scheet naar een advocaat moet. Die schrijven weer rekeningen met een vork. En daar houdt Kathleen dan weer niet van. Dus “wij” (lees zij, want ik bemoei me heel lui nergens mee) doet het lekker zelf. Zó moeilijk kan het wijzigen van je adres in het handelsregister toch niet zijn. Dat denk ze in ieder geval voor ze zich in het proces stort.

Adres wijzigen in vijf stappen

We, en dus ook onze BV: NKA Lda, zijn verhuisd van gemeente Tavira naar gemeente Olhão. Om het adres van het bedrijf te wijzigen, zou je Nederland inloggen op je KvK account, het adres wijzigen en weer uitloggen.

Hier is het wijzigen van een adres een proces in vijf stappen.

Stap 1: het aanvragen van de wijziging van alleen de gemeente (nog niet het specifieke adres) bij het Instituto de Registos Commercial
Stap 2/3: Het aanpassen van het adres in een verslag van de aandeelhoudersvergadering op een speciaal genummerd vel in het statuten boek. Waar je vervolgens een stempel op haalt bij het Registo Commercial.
Stap 3/2: Naar het Registo Commercial in de nieuwe gemeente om het nieuwe velletje in het statutenboek te laten accorderen
Stap 4: Het adres aanpassen in het RCBE ofwel het Registo Central de Beneficiário Efetivo. Hier zijn de eigenaren van een besloten vannootschap (Lda.) nog eens apart geregistreerd
Stap 5: Zorgen dat alles ook bij de belastingdienst (finanças) correct staat genoteerd.

Struikelblok 1: Instituto de Registos Commercial

Voordat je effectief in het register een nieuw adres kunt opgeven, moet je een soort toestemming krijgen van bovenstaande administratieve organisatie. Die toestemming vraag je online aan, op de website https://eportugal.gov.pt en dat kost € 75,00. Het formulier, zoals bijna alle formulieren hier (en overal waarschijnlijk) is redelijk onduidelijk, maar het is ons (nou ja, Kathleen) gelukt. Na een week, zit het document in onze mailbox. Gewapend met papier één gaan we naar de Registo in Olhão.

Registo Commercial Olhão

In een muf kantoor, weg gepropt achter het paleis van justitie, tussen werkelijk hónderden archiefmappen en ordners (digitaal of papierloos kantoor? háháhá!!) zitten drie dames en een heer die prima lijken te passen in hun natuurlijke omgeving. Niet te hard ademen, want dan zie je ze niet meer door de stofwolken. Wij vervoegen ons aan de balie van de “empresa” (de bedrijfsbalie).

Een dame in een knalrood pakje dat alleen van afstand actie en efficiëntie uitstraalt, sloft naar de balie. We mogen onze papieren laten zien. Van het Pacto Social (de omschrijving van de werkzaamheden die we binnen ons bedrijf uitvoeren) hebben we een kopie meegenomen. Hoe hálen we dat in ons hoofd! Wegwezen; het hele officiële statutenboek moet mee. Dat stond natuurlijk nergens. We verwachtten echter al niet dat alles in één keer goed zou gaan, dus nog niet gedemotiveerd huppelen we naar buiten.

Registo Commercial deel 2

We verzamelen de statuten alle verslagen van onze “jaarvergaderingen” (dat heet hier de minutes), het jaarlijks te betalen registratieformulier, de Certidão Permanente, etc. en proppen alle officiële documenten die we maar enigszins kunnen bedenken in onze tas. Een dag later staan we weer een de balie. Dezelfde hippe stofwolk zit er weer, vandaag in stemmig kalverpoep bruin. Ze kijkt naar onze papierstapels, vist eruit wat ze wil hebben en we mogen onze documenten inleveren. Vervolgens laat ze ons staan en sjokt naar een bureautje achter in de zaal en begint daar verwoed te tikken. Na een minuut of 10 komt ze terug. We begrijpen we dat je alleen op de computer áchter in de zaal een factuur kunt produceren. We mogen € 200,00 afrekenen (waarvóór???) en na een week kunnen we onze gestempelde papieren ophalen.

Registo Commercial deel 3

Hoeraa! Papieren ophalen. Althans, dat denken we. Als we ons ten derden male vervoegen aan het balcão bij de registo, krijgen we onze papieren zonder stempel terug. Het is nog niet zo simpel, je adres te wijzigen in Portugal. Slofstof is er niet en we worden te woord gestaan door een net niet bestofjaste heer, die ons vertelt dat het document dat we zelf hebben aangevraagd in Lissabon, niet klopt. Ze kunnen ons niet helpen. Alles moet opnieuw.

Dan moet je net Kathleen hebben. Die begint een hele discussie over het oude en nieuwe certificaat en dat toch het nieuwe daadwerkelijk is goedgekeurd door het centraal register in Lissabon. Stofjas-man is niet te vermurwen. Er komt nog een snibbige dame bij die aangesproken wordt met Senhora Doutora (zeg maar ´baasje´), dus die heeft ervoor geleerd. Het blijft NEE.

We moeten een formulier tekenen. De € 200 die we hebben betaald zal netjes worden teruggestort. Dat kan alleen wel een maand duren. Ja maar, probeer ik nog. Het zal toch gewijzigd moeten, dus straks moet ik weer betalen. Daar hebben ze niets mee te maken. Dat is veel te efficiënt gedacht.

Zelf doen

Ik word alweer sacherijnig. Waarom wil Kathleen toch altijd alles zelf doen. Dat kost enorm veel tijd en dan lukt het nog niet. Geef die zooi toch aan een advocaat, zoals iedereen hier doet. Kathleen is onvermurwbaar. Wat een onzin om € 400,00 aan een advocaat uit te geven (de vorige rekening voor zo´n akkefietje), als je het gewoon zelf kan doen. Kathleen klimt in de mail naar Lissabon en vraagt om uitleg. We horen een week niets en dan gaat de telefoon.

Registo Commercial deel 4

Je spreekt met Paula van het Registo Commercial in Olhão. Kunnen jullie even langskomen? Enigszins verbaasd rijden we wederom naar Olhão. Het personeel van het register blijkt op de vingers getikt door het centraal register in Lissabon. Kathleen heeft niets fout gedaan met de online aanvraag van het eerste document. Ze moeten het accepteren.

Lekker dwars!

Vastbesloten om dwars te liggen, wordt nu de formulering van het document dat in de statuten moet worden toegevoegd afgekeurd. Eerst vragen ze voorzichtig wie het heeft opgesteld en als ik (dombo; veel te eerlijk) zeg, dat we dat zelf hebben gedaan naar instructies van de accountant en voorbeelden op het internet, wordt ook dit papier met een gelukzalige glimlach afgekeurd. Het is niet juist geformuleerd. Want dat is ook wel heel moeilijk! We hebben het nog steeds over een simpele adreswijziging.

De advocaat

We hebben er nu langzaam echt de pest in. Dus ondanks het feit dat het ons wel weer een hoge rekening zal opleveren, sturen we ons epistel door naar onze advocaat. Die is hartstikke lief, leest het geval door, verandert niks aan de formulering maar wel een klein dingetje aan de pagina opmaak en stuurt het ons terug. In principe is ook met dit document niets mis. De stofjassen willen gewoon dwarsliggen.

Registo commercial deel 5

Daar gaan we weer. Goedgemutst huppelen we het muffe archief weer binnen. Het personeel duikt bijna onder de balie weg. Daar hèb je ze weer …niet af te schrikken die vrouwen. Na een half uurtje wachten, worden we geholpen en alle papieren worden ingenomen. We betalen weer € 200,00. Zal het nu eindelijk lukken???

We zijn inmiddels weer een paar weken verder. Op een dag kwam opeens het gewijzigde RCBE-document binnen. Dus Kathleen is geslaagd! Alhoewel het een heleboel gedoe is om NIKS. Dat is nu nog eens onnodige administratieve rompslomp.

Van de eerste € 200,00 die we terug zouden krijgen houden de boefjes overigens wel € 20,00 achter. Daar moeten we weer even achteraan. Maar niet deze week!